İmza Sirküleri / İmza Beyannamesi İhaleleri

İmza sirküleri nedir?

Firma adına teklif vermeye ve imza atmaya yetkili kişileri imza örnekleriyle gösteren noter onaylı belge. Kâğıt üzerinde teklif alınan kamu ihalelerinde gerçek kişi kendi, şirket ise teklif mektubunu imzalayan kişinin noter onaylı imza beyannamesini sunar; özel sektör ve kanun dışı ihaleler çoğu kez imza sirkülerini de ister.

Şirketlerde sirküler, şirketi kimin hangi yetkiyle (tek başına ya da birlikte) temsil ettiğini gösterir. İdare, teklif mektubundaki imzayı bu belgedeki imzayla karşılaştırır.

İmza sirküleri nereden alınır?

Noter.

Gerçek kişiler kimlikleriyle notere başvurur. Şirketlerde temsil yetkisini gösteren karar ticaret siciline tescil edildikten sonra noter sirküleri düzenler.

İmza sirküleri hangi ihalelerde, kimlerden istenir?

Teklif veren herkesten istenir: gerçek kişi imza beyannamesi, tüzel kişi imza sirküleri sunar. İş ortaklığında her ortak kendi belgesini verir.

İmza sirküleri ne kadar süre geçerlidir?

Üzerinde süre yazmıyorsa yetki sürdükçe geçerlidir. Yetki belli bir süre için verilmişse süre dolunca, yetkili değişince de hemen yenilenir.

İmza sirküleri ihalede nasıl sunulur?

Aslı ya da noter onaylı örneği sunulur. Elektronik teklif alınan kamu ihalelerinde imza beyannamesi istenmez; teklif elektronik imzayla verilir.

Kamu ihalelerinin çoğunda teklif, Kamu İhale Kurumunun Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden e-imzayla verilir; belgenin bilgileri teklifin parçası olan ihaleye katılım belgesine yazılır. Kamu kurumlarının sistemlerinden ya da internet sayfasından doğrulanabilen belgede aslı ya da noter onayı aranmaz. Doğrulanamayan belge aslı ya da noter onaylı örneğiyle sunulur; idare belgeyi kâğıt olarak isterse aslı yerine idarenin “aslı idarece görülmüştür” şerhi düştüğü suret de verilebilir. Yurt dışında düzenlenen belgede apostil ya da konsolosluk tasdiki, yabancı dildeki belgede yeminli tercümanın yaptığı onaylı çeviri gerekir. Hangi belgenin teklifle, hangisinin sözleşmeden önce verileceğini ihalenin idari şartnamesi belirler.

İmza sirküleri için nelere dikkat edilir?

Teklifi sirkülerde yetkisi görünmeyen biri imzalarsa ya da birlikte imza gerekirken tek imza atılırsa teklif değerlendirme dışı kalır.